Dizajn mítingu: Ako vytvoriť a viesť efektívne stretnutie

Určite ste už videli, ako vyzerá míting vo Fekišovciach. Na úvod zaspievať hymnu, predložiť prezenčnú listinu podľa abecedného poradia a nezabudnite že, na tejto pôde si budeme vykať. Ďoďu a ty zober papir a piš! Našťastie sa to dá aj inak.

Preto Telekom, partner Nexteria Leadership Academy zorganizovali pre študentov NLA workshop o tom, ako vytvoriť a viesť efektívny míting. V tomto blogu sme zhrnuli cenné know-how, ktoré nám pomôže pripraviť a viesť svoj míting lepšie.

  • Ako pripraviť, organizovať a viesť efektívny míting?
  • Kto sú traviči studne a kto sú biele vrany?
  • Na čo nezabudnúť?

Workshopom nás previedol skúsený lektor zo spoločnosti Telekom, Matej Kalatovič – Coach and Soft Skills Trainer, ktorý sa v telekomunikáciách pohybuje už desať rokov a počas tejto doby, vyškolil už stovky ľudí. „Študenti Nexteria Leadership Academy ma milo prekvapili svojou proaktivitou a prirodzenou zvedavosťou. Nebáli sa pýtať do hĺbky, čím pomáhali vytvoriť pestrý obsah a skvelú atmosféru workshopu.“  – Matej Kalatovič

Na čo myslieť pred mítingom?

Prípravu na míting je potrebné začať už 2 – 3 týždne vopred. Samozrejme záleží od povahy stretnutia, jeho komplexnosti a dôležitosti. Hneď na začiatku si musíme zodpovedať nasledujúce otázky:

  • Aký je cieľ?….. pri jasnom definovaní cieľa možno zistíme, že by to bol jeden z tých mítingov, namiesto ktorých stačilo poslať e-mail 🙂
  • Koho účasť je na mítingu nevyhnutná?….. Od koho potrebujem insights? Koho sa to týka?
  • Ako dlho bude míting trvať?…. toto nie je dôležité len z časového hľadiska, aby ľudia vedeli prispôsobiť svoje kalendáre, ale aj kvôli zabezpečeniu priestoru (predstavte si 4-hodinový strategický míting v miestnosti bez klimatizácie v polovici augusta)

Ak máme zodpovedané základné otázky, ideme robiť prvé kroky:

  • zarezervovať miestnosť v kalendári
  • pripraviť pozvánku
  • spísať základné body agendy
  • zabezpečiť techniku a myslieť na občerstvenie
  • porozmýšľať nad bielymi vranami a travičmi studní

Kto je biela vrana?

Biele vrany sú pozitívne orientovaní ľudia v tíme, na ktorých sa vieme obrátiť, v prípade, že sa strhne vlna kritiky. Biele vrany vedia svojím nadšením pre vec strhnúť ľudí s neutrálnym postojom na svoju stranu a sú rečníkovi oporou.

Kto je travič studní?

Poznáme ich všetci. Sú večne nespokojní, prví prichádzajú s argumentami, ako sa veci nedajú a ničoho sa neboja viac ako zmeny. Aj s nimi sme sa naučili pracovať.

Ak máme všetky dôležité a strategické veci zabezpečené, posledné prípravy nás čakajú ešte 2 – 3 dni pred začatím mítingu. Kľudne si môžeme pred stretnutím vytvoriť krátky checklist, aby sme na nič nezabudli:

  • skontrolovať, či sú splnené všetky delegované úlohy (ak mali zamestnanci dodať podklady a pod.)
  • poslať materiály kvôli príprave všetkých členov mítingu
  • vytvoriť presnú agendu, ktorú všetkým pošleme,
  • ak je to možné, môžeme si vopred pripraviť miestnosť

Tvorba agendy je malá alchýmia, preto si na nej musíme dať extra záležať. Dbáme na to, aby sme dali témy, ktoré vedia rozprúdiť dlhé a vášnivé debaty dali na koniec mítingu a jasné, stručné body na úvod. Takto sa nestane, že nestihneme základné body, lebo sa hneď v úvode rozprúdila debata. Pri stanovení trvania meetingu myslíme aj na prestávky. Ideálne trvanie je 45 až 90 minút, nie nadarmo sú v školách vyučovacie hodiny 45 minút, lebo potom strácame pozornosť a nastupuje únava. Ak máme míting dlhší, odporúčame dať každých 45 minút prestávku.

Ako si vopred pripraviť agendu mítingu a na čo všetko je potrebné myslieť. Ako si obsah mítingu správne rozvrhnúť, kedy je vhodný čas na diskusiu a ako sa vyhnúť časovému sklzu.– študent NLA

Best practices v skratke

  • Poznať cieľ meetingu.
  • Mať jasnú, vopred premyslenú agendu, ktorú sme odkomunikovali pred meetingom.
  • Každý musí vedieť, aká je jeho úloha na mítingu a prečo je tam.
  • Trvanie 45 – 90 minút.
  • V prípade dlhšieho trvania dávať po 45 minútach prestávky.
  • Ak je náročná téma alebo sa vytráca nálada, dať prestávku.
  • Určiť zapisovateľa na mítingu a strážcu času, ktorý dbá na dodržanie času jednotlivých bodov agendy.
  • Definovať výstupy: SMART ciele a úlohy s konkrétnym vlastníkom.

Sme radi, že sa nám v spolupráci s Telekomom podarilo zorganizovať tento úžasný workshop. V Nexteria Leadership Academy majú študenti možnosť učiť sa priamo od odborníkov z praxe a tieto praktické vedomosti používať vo vlastných projektoch, ktoré menia Slovensko k lepšiemu.

„Na projekty s Nexteriou sa vždy veľmi tešíme. Máme možnosť priblížiť sa k mladým ľuďom, vidieť ako rozmýšľajú, čo je pre nich dôležité. Okrem prezentovania našej práce sa im snažíme ukázať, ako funguje teória v praxi a naučiť ich niečo nové. Cieľom je, aby to bolo prínosné pre obe strany. Či už pre študentov alebo aj pre našich kolegov, ktorí si neraz odniesli zaujímavé postrehy a tipy práve od študentov Nexteria Leadership Academy.„ – tím Telekom

2019-05-30T10:59:55+01:00