Určite ste už videli, ako vyzerá míting vo Fekišovciach. Na úvod zaspievať hymnu, predložiť prezenčnú listinu podľa abecedného poradia a nezabudnite že, na tejto pôde si budeme vykať. Ďoďu a ty zober papir a piš! Našťastie sa to dá aj inak.
Preto Telekom, partner Nexteria Leadership Academy zorganizovali pre študentov NLA workshop o tom, ako vytvoriť a viesť efektívny míting. V tomto blogu sme zhrnuli cenné know-how, ktoré nám pomôže pripraviť a viesť svoj míting lepšie.
- Ako pripraviť, organizovať a viesť efektívny míting?
- Kto sú traviči studne a kto sú biele vrany?
- Na čo nezabudnúť?
Workshopom nás previedol skúsený lektor zo spoločnosti Telekom, Matej Kalatovič – Coach and Soft Skills Trainer, ktorý sa v telekomunikáciách pohybuje už desať rokov a počas tejto doby, vyškolil už stovky ľudí. „Študenti Nexteria Leadership Academy ma milo prekvapili svojou proaktivitou a prirodzenou zvedavosťou. Nebáli sa pýtať do hĺbky, čím pomáhali vytvoriť pestrý obsah a skvelú atmosféru workshopu.“ – Matej Kalatovič
Na čo myslieť pred mítingom?
Prípravu na míting je potrebné začať už 2 – 3 týždne vopred. Samozrejme záleží od povahy stretnutia, jeho komplexnosti a dôležitosti. Hneď na začiatku si musíme zodpovedať nasledujúce otázky:
- Aký je cieľ?….. pri jasnom definovaní cieľa možno zistíme, že by to bol jeden z tých mítingov, namiesto ktorých stačilo poslať e-mail 🙂
- Koho účasť je na mítingu nevyhnutná?….. Od koho potrebujem insights? Koho sa to týka?
- Ako dlho bude míting trvať?…. toto nie je dôležité len z časového hľadiska, aby ľudia vedeli prispôsobiť svoje kalendáre, ale aj kvôli zabezpečeniu priestoru (predstavte si 4-hodinový strategický míting v miestnosti bez klimatizácie v polovici augusta)
Ak máme zodpovedané základné otázky, ideme robiť prvé kroky:
- zarezervovať miestnosť v kalendári
- pripraviť pozvánku
- spísať základné body agendy
- zabezpečiť techniku a myslieť na občerstvenie
- porozmýšľať nad bielymi vranami a travičmi studní
Kto je biela vrana?
Biele vrany sú pozitívne orientovaní ľudia v tíme, na ktorých sa vieme obrátiť, v prípade, že sa strhne vlna kritiky. Biele vrany vedia svojím nadšením pre vec strhnúť ľudí s neutrálnym postojom na svoju stranu a sú rečníkovi oporou.
Kto je travič studní?
Poznáme ich všetci. Sú večne nespokojní, prví prichádzajú s argumentami, ako sa veci nedajú a ničoho sa neboja viac ako zmeny. Aj s nimi sme sa naučili pracovať.
Ak máme všetky dôležité a strategické veci zabezpečené, posledné prípravy nás čakajú ešte 2 – 3 dni pred začatím mítingu. Kľudne si môžeme pred stretnutím vytvoriť krátky checklist, aby sme na nič nezabudli:
- skontrolovať, či sú splnené všetky delegované úlohy (ak mali zamestnanci dodať podklady a pod.)
- poslať materiály kvôli príprave všetkých členov mítingu
- vytvoriť presnú agendu, ktorú všetkým pošleme,
- ak je to možné, môžeme si vopred pripraviť miestnosť
Tvorba agendy je malá alchýmia, preto si na nej musíme dať extra záležať. Dbáme na to, aby sme dali témy, ktoré vedia rozprúdiť dlhé a vášnivé debaty dali na koniec mítingu a jasné, stručné body na úvod. Takto sa nestane, že nestihneme základné body, lebo sa hneď v úvode rozprúdila debata. Pri stanovení trvania meetingu myslíme aj na prestávky. Ideálne trvanie je 45 až 90 minút, nie nadarmo sú v školách vyučovacie hodiny 45 minút, lebo potom strácame pozornosť a nastupuje únava. Ak máme míting dlhší, odporúčame dať každých 45 minút prestávku.
“Ako si vopred pripraviť agendu mítingu a na čo všetko je potrebné myslieť. Ako si obsah mítingu správne rozvrhnúť, kedy je vhodný čas na diskusiu a ako sa vyhnúť časovému sklzu.” – študent NLA
Best practices v skratke
- Poznať cieľ meetingu.
- Mať jasnú, vopred premyslenú agendu, ktorú sme odkomunikovali pred meetingom.
- Každý musí vedieť, aká je jeho úloha na mítingu a prečo je tam.
- Trvanie 45 – 90 minút.
- V prípade dlhšieho trvania dávať po 45 minútach prestávky.
- Ak je náročná téma alebo sa vytráca nálada, dať prestávku.
- Určiť zapisovateľa na mítingu a strážcu času, ktorý dbá na dodržanie času jednotlivých bodov agendy.
- Definovať výstupy: SMART ciele a úlohy s konkrétnym vlastníkom.
Sme radi, že sa nám v spolupráci s Telekomom podarilo zorganizovať tento úžasný workshop. V Nexteria Leadership Academy majú študenti možnosť učiť sa priamo od odborníkov z praxe a tieto praktické vedomosti používať vo vlastných projektoch, ktoré menia Slovensko k lepšiemu.
„Na projekty s Nexteriou sa vždy veľmi tešíme. Máme možnosť priblížiť sa k mladým ľuďom, vidieť ako rozmýšľajú, čo je pre nich dôležité. Okrem prezentovania našej práce sa im snažíme ukázať, ako funguje teória v praxi a naučiť ich niečo nové. Cieľom je, aby to bolo prínosné pre obe strany. Či už pre študentov alebo aj pre našich kolegov, ktorí si neraz odniesli zaujímavé postrehy a tipy práve od študentov Nexteria Leadership Academy.„ – tím Telekom
